استفااده از Microsoft Project

5/4/2016 MVC
2555

استفاده نکردن از یک مدیر برای پروژه باعث شده تا خیلی زمانها ندانیم هر پروژه به چه میزان زمان برده و زمان هر پروژه به چه صورت است 

  • ایجاد و ذخیره فایل
  • ایجاد و ذخیره فایل با استفاده از Template
  • وارد کردن پروژه با استفاده از فایل Excell
  • تنظیمات تقویم
  • تعریف زمان کار در هفته و در روز و تعریف زمانهای استثنا و تعیین زمان جلسات در برنامه 
  • تنظیمات اولی پروژه (محل ذخیره ، فرمت ذخیر، زمان تناوب ذخیره ، باز کزدن فایلهای غیر قابل اعتماد.)
  •  
  • استفاده از milestone 
  • recurring task یا تعیین وظیفه های تکرار شونده 
  • تعریف summery task 
  • تعریف WBS 

 

 

حال برای استفاده از Microsoft Project  به ترتیب آنچه یاد میگیرم را مینویسم

  1. ایجاد یک پروژه جدید و بهتر است در one drive و یا google drive ذخیره کنیم در صورتی که نیاز دارید از template  خاصی استفاده کنید میتوانید با جستجو در قسمت ایجاد پروژه جدید از قالبی که نیاز به کار دارید استفاده کنید . و یا میتوانید پروژه را از فایلی مانند Excell  به Microsoft Project  وارد نمایید.
  2. تنظیم شروع و پایان پروژه ، هم در زمان اجیاد پروژه جدید میتوانید آن را تنظیم کنید و یا قسمت project> Project Information میتاونید زماان شروع پروژه را مشخص نمایید . و همچنین اگر تقویم خاصی برای خود نرم افزار تعریف کرده اید میتوانید از آن استفاده نمایید اگر هم که تقویم خاصی تعریف نکرده اید در مرحله بعد حتما تنظیم نمایید.
  3. تنظیم تقویم : یکی از کارهای بسیار مهم. ابتدا در قسمت Project > Change working Time منی برای شما باز خواهدشد  میتوانید مشخصات تقویم را در مورد زمان کاری و زمان استراحت مشاهده کنید ، و یا در قسمت پایین همین فرم از تب دوم Work Week  را انتخاب و یا زدن details مشخصات روزهای هفته را ببینید و یا تغیر دهید.  همچنیندر قسمت بالا سمت راست میتوانید تقویم جدید تعریف نمایید ، فقط باید به یاد داشته باشید در صورت استفاده از تقوم جدید ، دوباره به قسمت project> Project Information رفته و برای پروژه تقوسم را تغییر دهید
  4. تنظیم روزهای شروع و پایان هفته : برای اینباید به قسمت file > Option و از منوی باز شده به قسمت eschedule میتوانید روزهای هفته و ساعات کاری در شبانه روز را تغییر دهید.
  5. تنظیم زمان تابستانی برای پروژه ، میتوانید برای پروژه زمان تابستانی تعریف کنید ، برای این کار دوباره به قسمت Project > Change Working time  رفته و در قسمت پایین tab work weeks  میتاونید در سلولهای پایین Default :کلیک کنید و یک نام و تاریخ شروع و پایان برای این بازه زمانی تعریف کنید . و همچنین در کنار Tab - Work week  میتوانید در قسمت Exception  زمانهای تعطیلی که خارج از برنامه تقویم تعریف شده است راتعریف کنید مثلا یه زمان تعطیلی خاص که همه به تعطیلات میروند . همچنین میتوانید در قسمت Exception یک ردیف دیگر تعریف کنید که مثلا شنبه اول هر ماه یا هر دو ماه با شروه تاریخ ... به تعداد 10 بار جلسه خواهیم داشت . و وقتی تایید کنید در پنجره پایین تر میتوانید روزها ی که کار خارج از استاندارد انجام میگیرد را مشاهده نمایید.
  6. milestone به عنوان یه مرحله برجسته در پروژه خواهد بود و عموما، مدت ان 0 روز خواهد بود. میشتوان به عنوان مثلا نقطه ای برای بازبینی پروژه باشد ویا مرحله تصمیم، پرداخت هزینه و ... کاربرد دارد
  7. تعریف وظیفه های تکرار شونده : recurring task  مثلا چک کردن پروژه که میتواند به طور مثال 2 ساعت در هر روز ، هر ماه ، تعیین روز هر ماه ، تعیید روز خواصی از هر هفته باشد ،  میتوانید از tab task> task > recurring task  را انتخاب کنید
  8. summery  میتواند وظایف را دسته بندی کند و مدت زمان آن د شته از وظایف را نمایش دهد و همچنین میتوانید برای عدم نمایش ان از قسمت GANT CHART TOOLS > summery task  تیک مربوطه را بردارید. و یا در همین قسمت برای کل پروژه یک summery  تعریف کنید. میتوانید summery task   و یا هر task  را کپی و یا حذف و ... کنید
  9. کد WBS  نیز به عنوان یک کد منحصر به فرد برای هر پروژه خواهد بود ، ساید بپرسید پس ای دی قبل از هر task  چه میشود اما باید گفت که با جابجایی و کپی هر task  این ایدی نیز تغییر میکند برای همین در صورت لزوم برای هز task  یک کد WBS  تعریف کنید. وهمچنین با استفاده از Peoject Tab> WBS  را انتخاب کنید.و تنظیمات بیشتری را انجام دهید.